Gen Elektromekanik Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (GENEMEK veya Şirket) olarak, kişisel verilerinin korunmasına yoğun hassasiyet göstermekte ve önem vermekteyiz. Bu bilinçle, Şirketimizle ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verileri, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuata uygun olarak işlemekteyiz.

Şirketimiz, KVKK’da tanımlı şekli ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla, kişisel verilerinizi aşağıda açıklanan amaç ve yöntemlerle, mevzuat tarafından belirlenen sınırlar çerçevesinde, imha gerekliliklerine ve sürelere uyarak, özenle ve dikkatle işlemektedir. İşbu metin, ticari ilişkilerimiz kapsamında paydaşlarımızın (Müşteriler, Potansiyel Müşteriler, Tedarikçiler, İş Ortakları ve Ziyaretçiler) aydınlatılması amacıyla hazırlanmıştır.

1. VERİ SORUMLUSU VE İRTİBAT BİLGİLERİ

• Veri Sorumlusu: Gen Elektromekanik Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi

• Adres: Emek Mahallesi, Ordu Caddesi, No:6/1 Sancaktepe / İstanbul

• İrtibat Kişisi: Didem GECEGEZER

• Kep Adresi: genemek@hs01.kep.tr

• E-Posta: kvkk@genemek.com

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI VE HUKUKİ SEBEPLERİ

Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 4. maddesinde öngörülen temel ilkelere uygun olarak, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru, gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar için; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak aşağıda belirtilen hukuki sebepler çerçevesinde işlenmektedir:

A) Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi ve Hukuki Yükümlülüklerimizin Yerine Getirilmesi (KVKK Md. 5/2-a, ç):

• Fatura, sevk irsaliyesi süreçlerinin yönetimi, finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,

• Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuattan doğan saklama, arşiv ve bilgi güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,

• Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi kapsamında yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi.

B) Bir Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan Doğruya İlgili Olması (KVKK Md. 5/2-c):

• Mal / hizmet satış, teklif, tedarik ve satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,

• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi, takibi ve müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) süreçlerinin planlanması,

• Lojistik, sevkiyat ve nakliye faaliyetlerinin planlanması ve icrası,

• İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi ve müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin takibi.

C) Şirketimizin Meşru Menfaatleri İçin Veri İşlemenin Zorunlu Olması (KVKK Md. 5/2-f):

• Fiziksel mekan güvenliğinin temini (Giriş-çıkış takibi, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve kamera/CCTV kayıtları),

• İş sürekliliğinin sağlanması/denetimi, iç denetim, soruşturma, istihbarat ve hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,

• Talep, öneri ve şikayetlerin değerlendirilmesi, takibi ve sonuçlandırılması,

• Şirket yerleşkesi içerisindeki erişim yetkilerinin yönetilmesi.

D) Açık Rızanızın Varlığı Halinde (KVKK Md. 5/1):

• Ürün ve hizmetlerimizin pazarlama, reklam, analiz, segmentasyon ve kampanya süreçlerinin yürütülmesi.

3. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMLERİ

Kişisel verileriniz; Şirketimizle gerçekleştirdiğiniz muhtelif sözleşmeler, teklif formları, sipariş formları, kurumsal web sitemiz (www.genemek.com), iletişim formları, e-posta, telefon görüşmeleri, faks, kartvizit paylaşımları, sosyal medya kanalları, fuar/etkinlik ziyaretleri ve işyerimizdeki kapalı devre kamera (CCTV) kayıt sistemleri vasıtasıyla sözlü, yazılı veya elektronik yöntemlerle toplanmaktadır.

4. İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Toplanan kişisel verileriniz, yukarıda sayılan amaçların gerçekleştirilmesi doğrultusunda, KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kurallara uygun olarak;

• Kanuni yükümlülüklerin ifası ve faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi amacıyla Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına,

• Mali, hukuki, lojistik ve operasyonel destek almak amacıyla hissedarlarımıza, üst yönetimimize, yurt içindeki Tedarikçilerimize, İş Ortaklarımıza ve Özel Hukuk Tüzel Kişilerine,

• Şirketimizin kullandığı kurumsal bilgi işlem altyapıları, e-posta altyapısı (Microsoft 365 vb.) ve bulut sunucularının yurt dışında bulunması nedeniyle, KVKK Madde 9/2 kapsamında gerekli idari, teknik ve hukuki güvencelerin (Standart Sözleşme – STK) sağlanması kaydıyla Yurt Dışına aktarılabilecektir.

5. VERİLERİN SAKLANMASI VE SİLİNMESİ

Şirketimiz, işlediği kişisel verileri yasal mevzuatta öngörülen süreler boyunca veya ilgili işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklamaktadır. Mevzuatta ayrıca bir süre belirlenmemiş olması halinde veriler, ticari yaşamın teamülleri ve olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi amacıyla uygulamada gerekli görülen zamanaşımı süreleri boyunca saklanır. Belirtilen sürelerin sona ermesinden sonra söz konusu kişisel veriler, GENEMEK Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6. VERİ SAHİBİ (İLGİLİ KİŞİ) OLARAK HAKLARINIZ

KVKK’nın 11. maddesi çerçevesinde, kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme, kanuni şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, düzeltme/silme işlemlerinin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için, www.genemek.com adresinde yer alan İlgili Kişi Başvuru Formu’nu doldurarak;

1. Islak İmzalı Olarak: “Emek Mahallesi, Ordu Caddesi, No:6/1 Sancaktepe / İstanbul” adresine şahsen, posta yoluyla veya Noter aracılığıyla,

2. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) İle: genemek@hs01.kep.tr adresine güvenli elektronik imzanız ile,

3. Sistemimizde Kayıtlı E-Postanız Üzerinden: Şirketimiz nezdinde kayıtlı olan elektronik posta adresiniz üzerinden kvkk@genemek.com adresine,

Kimliğinizi tevsik edici bilgilerle birlikte iletebilirsiniz. Başvurunuz, talebin niteliğine göre en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Kurulca belirlenen tarifedeki ücret talep edilebilecektir.